Чек лист учасника виставки-ярмарки SIAL Paris, 21-25 жовтня 2018р., Париж, Франція

 

  • До поїздки, сформулюйте основну мету Вашої участі (Знайти нових клієнтів? Поглибити партнерство з існуючими покупцями? Заявити про своє існування? Представити новий продукт?) Запитайте себе: навіщо я їду на виставку? чого хочу досягнути за підсумками участі? якими перевагами можу зацікавити потенційного клієнта? Продумана і чесна відповідь, дана самому собі, допоможе Вам зрозуміти,  як вибудовувати Вашу виставкову стратегію, як саме позиціонувати свою компанію і продукт на виставці.
  • Проаналізуйте сильні і слабкі сторони Вашої продукції, Ваші перспективи та можливі перешкоди на цільовому ринку (SWOT-аналіз). Продумайте, як Ви зможете нівелювати слабкі сторони і перешкоди, і на які переваги варто зробити акцент в першу чергу.
  • Проаналізуйте ринок, перегляньте аналітику. Порівняйте Вашу ціну з цінами конкурентів, вже присутніх на ринку, що Вас цыкавить. Для аналізу скористайтеся онлайн-інструментами, наприклад, ТradeMap. Якщо Ви не можете запропонувати ціну, нижчу за середню ринкову — продумайте, які інші переваги має Ваш продукт (унікальна рецептура, особливий сорт тощо) і Ваша компанія (швидка доставка, налагоджена логістика, готовність розфасовувати продукт в потрібну клієнту тару чи інше)
  • Визначтеся, з ким Ви хочете зустрітися на виставці. Це можуть бути: потенційний покупець, діловий партнер, бізнес-асоціація, органи влади і т.д. Якщо Ви точно знаєте, з представниками якої саме компанії хочете побачитися — ще до поїздки зв’яжіться з ними, відправте запрошення відвідати Ваш стенд, домовтеся про переговори. Сплануйте графік зустрічей з потенційними партнерами на час бізнес-місії.
  • Складіть кошторис усіх витрат, сплануйте логістику, доставку зразків.
  • Підготуйте співробітників, які працюватимуть на стенді. Кожен стендист повинен вільно володіти інформацією про історію компанії, сферу її діяльності, мати уявлення про найближчі плани розвитку (розширення асортиментного ряду, введення спеціальних знижок або дистриб’юторської мережі). Дуже важливими є їхні комунікативні навички.
  • Заздалегідь підготуйте і продумайте коротку (30-60 секунд) усну презентацію своєї компанії, своєї продукції. На виставці будьте готові коротко і ємко розповісти про вашу компанію і продукцію будь-кому, хто підійшов, у тому числі представникам преси. Намагайтеся говорити природно, вірно розставляти акценти з метою утримання уваги слухача.
  • Підготуйтеся до проведення переговорів. Продумайте, які питання будете ставити потенційному покупцеві, а також які питання Ваш партнер за переговорами може поставити Вам. Наприклад: чому клієнту варто придбати товар саме у Вас? Чим Ваша продукція або Ваша компанія відрізняються від інших? Скільки коштує Ваш товар? Які умови доставки і оплати? Як скоро Ви зможете доставити товар? Чи є у Вас торговий представник? Який Ваш досвід на міжнародному ринку?
  • Будьте готові під час переговорів і роботи на стенді записувати і структурувати ключові моменти за кожним із співрозмовників — в цьому Вам допоможе спеціальний бланк, розроблений ITC.

 

  • Сплануйте свою експозицію. Що і як буде розташовуватися на стенді – тільки інформаційні матеріали, або Ви плануєте дегустацію? Якщо буде дегустація, що Вам для цього знадобиться (посуд, консервний ключ, разові тарілки /шпажки, серветки і т.д.)? Яке обладнання Вам необхідно?
  • Підготуйте достатню кількість рекламних матеріалів: інформаційних листів, плакатів, буклетів,  проспектів,  візиток, прайс-листів, комерційних пропозицій, технічних описів, сувенірної продукції, мультимедіа і т.д. Перекладіть ці матеріали англійською мовою та переконайтеся, що всі контакти, зазначені у матеріалах, є дійсними (телефони, адреси сайтів та електронної пошти).
  • За змогою підготуйте невелику мультимедійну презентацію (відео або PowerPoint), яку можна продемонструвати зацікавленому відвідувачу на планшеті / ноутбуці або відправити йому на e-mail.

Основні мотиви участі у виставці

  • Зміцнити відносини з існуючими постачальниками і клієнтами, провести з ними переговори, намітити напрямок подальшої співпраці.
  • Визначити ключових гравців галузі знайти нових клієнтів і партнерів.
  • Зібрати корисні контакти, інформацію про ринок і його тенденції.
  • Заявити про свій бренд і / або підвищити його впізнаваність.

 

Попередня підготовка до роботи на стенді

  • Зайдіть на сайт виставки і вивчіть, хто її учасники та відвідувачі.
  • Пошукайте інші компанії з Вашої або суміжної галузі.
  • Поговоріть з людьми, які вже брали участь у подібних виставках.
  • Проаналізуйте, стенди яких компаній розташовані поруч з Вашим; де знаходяться стенди компаній, які Вас цікавлять (потенційні партнери чи конкуренти).

Сплануйте всі Ваші витрати

  • Вартість зразків.
  • Вартість доставки зразків на виставку.
  • Друкована продукція: брошури та комерційні пропозиції, візитки.
  • Переклад роздаткових матеріалів мовою країни проведення виставки або англійською.
  • Складіть комерційну пропозицію — або відразу з урахуванням цінових альтернатив, або ж будьте готові озвучити такі альтернативи в особистій бесіді з потенційним покупцем.
  • Підготовка промо-матеріалів (сувеніри, пакети і т.д. з символікою фірми).
  • Все необхідне для дегустації (якщо така планується): консервний ключ, ніж, вилки / ложки, посуд, одноразовий посуд для гостей, серветки, шпажки і т.д .; скатертина.
  • Витратні матеріали: канцелярія (скотч, ножиці і т.д.), ПЕТ-пакети, вологі серветки і т.д.
  • Переїзд та проживання Ваших співробітників, відрядження, оформлення страховки.
  • Наступні контакти з потенційними клієнтами.

 

 

З чим їдете на виставку? (Зразки продукції, комерційні пропозиції, буклети / брошури).

  • Забезпечте наявність брошур, візиток, презентаційних матеріалів – англійською мовою, а за можливістю — ще й мовою країни, де проходитиме виставка.
  • Демонструйте на стенді товар найвищої якості.
  • Демонстрація повинна бути простою, не перевантажуйте стенд надмірною кількістю продукції.

 

Формуючи список необхідних роздавальних матеріалів, враховуйте, що Вам доведеться зустрітися з різними типами відвідувачів виставки.

  • Збирачі буклетів. Найбільш численна і при цьому – найменш результативна категорія. Кожен відвідувач має право отримати загальну інформацію про Вашу компанію, візитку. Таких матеріалів повинно бути багато, щоб її вистачило всім бажаючим на весь час виставки.
  • Потенційні клієнти, преса. Добірка більш докладних і конкретних матеріалів, найкраще — у вигляді комплекту (брошури, буклети, комерційні пропозиції, прайс-листи).
  • Важливі для вас партнери і V.I.P.-гості (представники бізнес-асоціацій, органів влади, дипломати, партнери за В2В переговорами). Інформаційні матеріали відповідного виду і наповнення (наприклад, сувенірна продукція).

Найцінніші і докладні матеріали, сувеніри і т.д. не накладайте на увазі, а видавайте згідно з обставинами. Так підвищується ймовірність, що Ваші матеріали потраплять до потрібних Вам людям – тих, кому Ви цікаві як можливий партнер, а не джерело сувенірів і безкоштовної їжі.

У той же час необхідні, але менш цінні матеріали (коротка інформація про фірму, брошури, візитки) повинні бути в загальній досяжності постійно.

 

Під час роботи на стенді намагайтеся не сідати в очікуванні, коли хто-небудь до Вас підійде. Але також і не стійте перед стендом, тримайтеся злегка позаду. Так відвідувачам буде більш комфортно наблизитися до Вашого стенду і матеріалів.

Що робити на виставці крім роботи на стенді

  • Участь в супутніх заходах, проведення В2В переговорів.
  • Відвідайте чужі стенди, що цікавлять Вас, і познайомтеся з їх учасниками; візьміть роздаткові матеріали. Так Ви зможете оцінити, ким є Ваші конкуренти і як вони подають свій товар.
  • Якщо є час і можливість, відправте е-mail тим, кому пообіцяли щось переслати.
  • Пошукайте Ваших конкурентів в Інтернеті.

 

Діяльність після закінчення виставки

  • Підготуйте звіт.
  • Розішліть листи подяки і ту інформацію, яку пообіцяли відправити відвідувачам стенду.
  • Оновіть бази даних і веб-сайт компанії.
  • Надішліть зразки.

 

Що потрібно брати до уваги, звертаючись до потенційного клієнта

  • У Вас є двотижневе вікно, щоб «підтримати життя» в установленому контакті.
  • У перший тиждень після виставки клієнт поглинений тим, щоб повернутися в звичне робоче русло.
  • При зверненні до клієнта завжди надсилайте що-небудь в письмовому вигляді, щоб була можливість переглянути Вашу пропозицію і передати його відповідному співробітнику.
  • Документи по електронній пошті надсилайте в форматі pdf.
  • Дайте їм час прочитати Ваш документ і потім передзвоніть.
  • Завжди виконуйте те, що пообіцяли зробити.
  • Будьте цілеспрямованими, але не нав’язливими – знаходьте баланс.
  • Шукайте інші можливості: запитайте, чи можна перенаправити Вас до когось ще або порекомендувати Вам іншу компанію для можливої ​​співпраці.
  • Відправляючи зразки, подбайте про оформлення. По тому, в якому вигляді зразок дійде до потенційного покупця, судити будуть не про поштову службу, а про Вас!

 

Перший контакт повинен відбутися протягом декількох днів після повернення з виставки. Цим контактом може бути просто електронний лист з подякою за відвідування стенду і повідомленням про те, які дії ви робитимете в подальшому (наприклад, вишлете запитану інформацію).

 

Другий, більш широкий контакт (розсилка докладної інформації, спеціальних комерційних пропозицій) —  протягом одного-двох тижнів після повернення. Розсилка інформації дає вам привід подзвонити клієнтові, дізнатися, чи отримав він інформацію, чи не потрібна йому додаткова консультація, коли слід з ним зв’язатися далі. За результатами таких контрольних дзвінків ви можете зробити перерозподіл контактів за ступенем їх актуальності: частина «гарячих» контактів перейде в розряд «теплих» і навпаки.

 

Третій контакт – протягом 30 днів після виставки. Приводом для третього контакту може бути повідомлення клієнту нової інформації. Наприклад, до цього моменту зазвичай вже підведені підсумки виставки  (статистика за кількістю відвідувачів і учасників, результати конкурсів, публікація матеріалів конференцій) і підсумки вашої участі (отримання дипломів і нагород, публікації в пресі, оцінка того, яка продукція стала лідером вашої експозиції).